Overhead

Financiën en bedrijfsvoering

De definitie van overhead in het BBV luidt: alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces (zoals personeel, ICT, facilitaire zaken en huisvesting).
Door deze definitie te gebruiken kan een eenduidig inzicht worden gegeven in de kosten die direct zijn toe te rekenen aan bepaalde taakvelden.

Het BBV hanteert hierbij de volgende uitgangspunten:

  • directe kosten zoveel mogelijk direct toerekenen aan de betreffende taakvelden;
  • ondersteunende taken, die direct dienstbaar zijn aan de externe klant of het externe product, behoren tot de overhead. Als deze ondersteunende taken worden uitbesteed, behoren de uitbestedingskosten bedrijfsvoering tot de overhead;
  • sturende taken vervult door hiërarchisch leidinggevenden behoren tot de overhead. De bijbehorende loonkosten behoren ondeelbaar tot de overhead;
  • de positionering van een functie binnen de organisatie heeft geen invloed op de beoordeling of er sprake is van overhead.

De opslag overhead bedraagt € 49 per uur. Deze is als zodanig gehanteerd voor de berekening van de tarieven bij de lokale heffingen.
Het bedrag is tot stand gekomen door alle kosten die verantwoord zijn op dit taakveld (zoals indirect personeel, huisvesting en ICT), te delen door het aantal directe fte's. Er wordt gerekend met 1.350 normuren per fte. Deze opslag is berekend op basis van de definitieve MJPB 2016-2019. Na vaststelling van de MJPB 2017-2020 zal deze opslag herrekend worden voor 2017.

Samenhang

Dit programma heeft een sterke samenhang met een aantal paragrafen uit de MJPB:

  • paragraaf Stresstest: financiële status en weerbaarheid;
  • paragraaf Lokale heffingen;
  • paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing;
  • paragraaf Financiering;
  • paragraaf Bedrijfsvoering;
  • paragraaf Investeringen.  

Raadsonderwerpen of Actuele beleidskaders

Verbonden partij:

  • Stichting Samenwerkingsverband Glasvezelnetwerk Arnhem;
  • Stedenlink;
  • BVO De Connectie (in oprichting).

Zie verder paragraaf Verbonden partijen.

Instroom inzet jongeren/trainees
De gemiddelde leeftijd van onze medewerkers gaat snel richting de 50 jaar. Meer dan de helft van de medewerkers is al 50+. De instroom van jongeren is de laatste jaren - afgezien van de 10 trainees - heel beperkt geweest. De uitstroom door pensionering is de komende jaren groot: in de komende 5 jaar stromen bijna 150 medewerkers uit!
Om jonge instroom te bevorderen wordt:

  • in de komende jaren zoveel mogelijk gebruik gemaakt van stagiaires;
  • instroom van jonge medewerkers bevorderd op externe vacatures (die waarschijnlijk beperkt zijn);
  • het traineeprogramma voortgezet en/of meegewerkt aan een regionaal traineeprogramma;
  • de mogelijkheid van een jongerenpool (zoals bij de gemeente Utrecht) en van werkervaringsplaatsen voor jongeren onderzocht;
  • beoordeeld of garantiebanen voor jongeren kunnen worden gecreëerd.

Taakstelling ondersteunde functies
In het Coalitieakkoord is afgesproken een taakstelling op de ondersteunende functies, bestaande uit twee tranches op te nemen. (20-40 fte). De eerste tranche zal worden ingevuld door besparingen op ICT - vlak in relatie tot zaakgericht werken, het voordeel uit de business case Sportbedrijf en voor het overige deel worden nog oplossingen via andere sporen onderzocht. De tweede tranche van de taakstelling 20/40 Fte uit het coalitieakkoord ad € 1.400.000 structureel vanaf 2018 wordt gedeeltelijk ingevuld door ruimtebesparende maatregelen binnen W&I ad structureel € 700.000 vanaf 2018.

Indirecte personeelskosten
In 2016 loopt het sociaal plan als gevolg van de reorganisatie 2012 af. Een aantal kandidaten heeft een verlengde periode.  De resterende mobiliteitskandidaten gaan over op wachtgeld. De doelstelling is om de wachtgeld-verplichting te laten reduceren tot nihil. Dit gebeurt via bemiddeling al dan niet met een outplacementbureau.
Per 1 januari 2017 wordt op grond van de huidige CAO het Individueel Keuzebudget ingevoerd. Om dit mogelijk te maken is hiervoor eenmalig een reservering van € 1,3 miljoen getroffen, omdat op grond van het BBV een voorziening gevormd moet worden in plaats van een niet uit de balans blijkende verplichting.

Druk op uitvoeringskosten BUIG en Bijzondere Bijstand
In de perspectiefnota is aangegeven dat de stijging van het aantal klanten BUIG en het aantal aanvragen Bijzondere Bijstand uit de afgelopen periode legt druk op de gemeentelijke formatie. Om die reden wordt uitbreiding van de formatie bij de betreffende afdelingen uit de algemene middelen ter grootte van € 290.000 gefinancierd. De formatie wordt in de vorm van een flexibele schil georganiseerd.

Correctie in de begroting mbt urensystematiek
Bij het inbrengen van de urenbegroting in 2014 is ten aanzien van de begroting 2016 en verder een omissie opgenomen van € 100.000 (structureel) bij het onderdeel rendabele uren. De begroting moet worden gecorrigeerd.

Knelpunten in de bedrijfsvoering
Voor in totaal € 542.000 zijn er op diverse onderdelen binnen de organisatie knelpunten. De knelpunten worden meegenomen in een nieuwe zero based opbouw van de formatie.

Huisvesting

  • De gemeente Arnhem kiest voor de ontwikkeling naar een regiegemeente. Dit houdt in dat ze uitvoerende taken waar mogelijk en waar nodig door andere, externe of aan haar gelieerde partijen, laat doen. Het aangaan van samenwerking in de regio met andere gemeenten is eveneens een belangrijk uitgangspunt voor de gemeente Arnhem. Tenslotte is de organisatie nu volop bezig met de implementatie van de wijkteams leefomgeving. Gezocht is naar welke maatregelen zouden kunnen worden ingezet om te komen tot een verlaging van de huisvestingslasten tot 2020. Onderzoek is gedaan naar mogelijkheden om, gedurende de periode tot het verlaten van het stadskantoor, kosten voor de huisvesting waar mogelijk te beperken;
  • Per 1 juli 2020 loopt het huurcontract met de twee verschillende eigenaren van het Stadkantoor af. Dit geeft de mogelijkheid om opnieuw een keuze te maken op welke wijze de gemeente Arnhem de werkplekken van haar medewerkers en bestuurders wil gaan faciliteren. Vanaf dat moment is er ook ruimte om de opgelegde taakstelling financieel in te vullen. Eerder zal dit niet lukken. Voorgesteld wordt om tot 2020 de taakstelling ten laste van de algemene middelen te brengen en ter voorbereiding op de keuze voor huisvesting incidenteel € 93.000 ter beschikking te stellen ter dekking van advies en interne kosten (uren);
  • De huisvestingsvisie, waarin wordt gekozen voor een concentratie van de werkplekken in het stadhuis, wordt vergezeld van een huisvestingsplan op tactisch en operationeel niveau. Dit huisvestingsplan behelst onder andere het plukken van laaghangend fruit als het gaat om het voorsorteren op minder werkplekken, hogere flexfactoren, flexibele huisvesting en het faciliteren van ontmoeting tussen bestuurders en ambtenaren en de stad/externen.

Het stadhuis wordt de centrale plek en zal daarvoor aangepast worden. Dit houdt in dat het Stadskantoor voor een periode de medewerkers zal huisvesten die dan niet in het stadhuis kunnen werken. Dit en de komst van De Connectie maakt dat de huidige omvang van de ruimte van het stadskantoor in een bepaalde periode goed benut gaat worden. Dit als kanttekening bij de opties die voortgekomen zijn uit het onderzoek.

ICT
Een betrouwbare informatievoorziening is essentieel voor het goed functioneren van de processen van de gemeente. De noodzaak van informatieveiligheid komt onder meer voort uit de toenemende digitalisering van de gemeentelijke dienstverlening, waardoor de afhankelijkheid van de geautomatiseerde informatieverwerking steeds verder groeit. Maar het is niet alleen de automatisering. De samenwerking met andere overheden (in ketens) en contacten met burgers en bedrijven neemt steeds verder toe (bijvoorbeeld 3D's). Dit legt (deels nieuwe) eisen op aan de kwaliteit van de informatievoorziening van de gemeente.
Aandachtspunten daarbij zijn toenemende flexibilisering, "het nieuwe werken" en grotere mobiliteit. Tegelijk neemt de Cybercriminaliteit toe en zal dit blijven doen waarbij de overheid een belangrijk doelwit blijft.
Voor de komende jaren zijn de volgende initiatieven gepland:
●   bewustwordingscampagne  (€ 60.000 in 2017 en  € 60.000 in 2018)
●   jaarlijkse onafhankelijke test van de kwaliteit van de informatieveiligheid (€ 30.000 p/j)
●   borging, bewaking en verantwoording informatieveiligheid (€ 25.000 p/j)
●   inzet deskundigen bij incidenten/crisis en implementatie van nieuwe maatregelen (€ 30.000 p/j)

ICT: Leverancierscontractmanagement
De tendens om van de aanschaf van een softwarepakket naar het in licentie afnemen van software as a service vraagt om een versterking van het leveranciers- en contractmanagement.
Contractpartijen zullen continu gemonitord en gehouden moeten worden op afgesproken prestaties, beschikbaarheid en contractafspraken. Om de versterking van het leveranciers- en contractmanagement vorm te geven is structureel €90.000 op jaarbasis nodig. Hiermee kan een formatieve verankering in de organisatie worden bewerkstelligd.

Prestaties en of effectindicatoren

Landelijke indicatorenset BBV

  • Formatie: Fte per 1.000 inwoners
  • Bezetting: Fte per 1.000 inwoners
  • Apparaatskosten: kosten per inwoner
  • Externe inhuur: kosten als % van totale loonsom + totale kosten inhuur externen
  • Overhead: % van totale lasten

Hierbij wordt verwezen naar Bijlage 4 Landelijke indicatorenset BBV.

Monitoring

Via de reguliere beleidscyclus.